La pandémie du virus Covid-19 impacte profondément les entreprises, et notamment l’organisation des assemblées générales annuelles dont la saison bat son plein.
Fort heureusement, le 9 avril 2020, le gouvernement a pris des mesures exceptionnelles permettant aux sociétés de tenir leurs assemblées générales tout en respectant les mesures sanitaires actuellement en vigueur. L’arrêté royal n° 4 autorise notamment l’organe d’administration à faire voter les actionnaires à distance ou par mandataire imposé, ou à organiser l’assemblée générale par vidéoconférence, et ce même si les statuts de la société ne le prévoient pas.
Ce régime provisoire ne prive toutefois pas les actionnaires de leurs droits. Plus que jamais, ces derniers doivent bénéficier d’une communication transparente de la part des dirigeants, synonyme de relation de confiance.
Dans ce FAQ, Deminor répond aux questions que se posent les actionnaires dans le contexte actuel.
Chaque situation actionnariale étant unique, il va de soi que les éléments de réponse ci-dessous sont donnés à titre indicatif et de manière générale. N’hésitez pas à nous contacter pour plus de précisions ou pour une analyse sur mesure de votre situation.
La société dont je suis actionnaire peut-elle m’obliger à voter par procuration ou bulletin écrit à l’assemblée générale ordinaire ? Si oui, jusqu’à quand ?
L’arrêté royal n° 4 autorise en effet la société à imposer aux actionnaires de voter exclusivement par correspondance ou par procuration avant l’assemblée générale, et ce même si les statuts ne le prévoient pas.
Elle peut le faire si l’assemblée générale a lieu entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020 compris, mais également si l’assemblée est convoquée pendant cette période et se tient après le 30 juin.
Dans son rapport au Roi, le Ministre Koen Geens signale toutefois que les sociétés doivent faire usage de ce régime provisoire de manière raisonnable et dans l’intérêt de toutes les parties prenantes.
L’organe d’administration de la société dont je suis actionnaire a décidé d’initiative de reporter l’assemblée générale ordinaire qui avait pourtant déjà été convoquée. Est-il autorisé à agir de la sorte ?
L’arrêté royal permet aux organes d’administration de reporter l’assemblée générale ordinaire, et ce même dans le cas où celle-ci avait déjà été convoquée.
Ce report peut intervenir jusqu’à 10 semaines après la date limite d’approbation des comptes (qui a lieu le 30 juin pour la majorité des sociétés).
Dans ce cas, les sociétés cotées doivent avertir les actionnaires par communiqué de presse et sur leur site internet au plus tard 4 jours avant la date de l’assemblée générale déjà convoquée. Pour les sociétés non cotées, cette communication peut se faire par e-mail.
La société dont je suis actionnaire refuse de proposer une solution digitale pour l’organisation de l’assemblée générale ordinaire alors qu’elle ne compte que très peu d’actionnaires et que ceux-ci sont tous connus. Est-ce autorisé ?
L’organisation de l’assemblée générale par un moyen de communication électronique permettant la participation et le vote à distance des actionnaires est une simple possibilité offerte par l’arrêté royal. En effet, ce dernier ne l’impose pas aux sociétés.
Comme indiqué ci-avant, les sociétés doivent cependant faire usage du régime provisoire de manière raisonnable et dans l’intérêt de toutes les parties prenantes. Le refus d’offrir une solution digitale alors qu’aucun obstacle pratique ne s’y oppose pourrait dès lors être considéré comme abusif.
Heureusement, bon nombre de sociétés optent pour une assemblée générale par vidéoconférence afin de favoriser une communication interactive et transparente avec leurs actionnaires. De nombreuses solutions techniques existent d’ailleurs pour cela et peuvent être aisément mises en place. N’hésitez pas à nous contacter pour tout renseignement à cet égard.
Je souhaite convoquer une assemblée générale de la société dont je suis actionnaire. Puis‑je l’imposer à l’organe d’administration ? Si oui, certaines règles doivent-elles être respectées eu égard au confinement ?
Lorsqu’un ou plusieurs actionnaires représentant 10 % du capital (SA) ou 1/10ème du nombre d’actions (SRL) sollicitent la convocation d’une assemblée générale, l’organe d’administration est tenu de la convoquer dans un délai de 3 semaines.
L’arrêté royal autorise le report de certaines assemblées générales mais exclut expressément celles qui doivent être convoquées en cas de demande de 10 % des actionnaires.
Dans ce cas, l’organe d’administration doit dès lors adresser la convocation aux actionnaires dans les 3 semaines de la demande, avec au moins les points de l’ordre du jour proposés par les actionnaires. Il peut toutefois faire usage des options offertes par l’arrêté royal en termes de vote à distance ou par procuration.
Que doit communiquer la société à ses actionnaires en vue de l’approbation des comptes ? La société doit-elle adapter sa communication compte tenu de la crise Covid-19 ?
Préalablement à l’assemblée générale ordinaire, la société doit communiquer à ses actionnaires les documents usuels (les comptes annuels soumis à leur approbation et l’éventuel rapport de gestion), ainsi que tout autre document important qui concerne les points portés à l’ordre du jour et les décisions à prendre par l’assemblée générale.
Pour l’immense majorité des sociétés, la crise Covid-19 constitue un évènement important survenu après la clôture de l’exercice et impactant de manière significative le développement de l’entreprise. Si l’organe d’administration doit établir un rapport de gestion, ce dernier doit dès lors indiquer toutes les données et prévisions dont dispose la société à cet égard.
Enfin, l’arrêté royal dispense les sociétés cotées de communiquer la convocation et les documents par courrier aux actionnaires. Les sociétés non cotées, quant à elles, peuvent les communiquer par e-mail à leurs actionnaires.
En raison de la crise, l’organe d’administration souhaite revenir sur la proposition de dividendes émise précédemment. Est-ce autorisé ?
Même si toutes les transactions effectuées jusqu’au 31 décembre 2019 ont déjà été comptabilisées, la pandémie de COVID-19 est un événement significatif survenu après la clôture qui va plus ou moins affecter la situation financière de l’entreprise.
Après la mise à jour des prévisions budgétaires et du plan de trésorerie, il est dès lors possible que l’organe d’administration souhaite modifier la proposition de dividendes.
Plusieurs solutions sont possibles : annuler purement et simplement la distribution de dividendes, en réduire le montant ou en reporter la mise en paiement jusqu’à ce que la situation le permette.
Si les comptes annuels et le rapport de gestion avaient déjà été diffusés, comme c’est le cas pour les sociétés cotées, une modification de la proposition de dividendes nécessite d’arrêter de nouveaux comptes annuels puisque ces derniers comprennent l’affectation du résultat.
En toute hypothèse, la décision de distribuer des dividendes revient in fine à l’assemblée générale. Les actionnaires peuvent donc décider de suivre ou non les recommandations de l’organe d’administration.
La société dont je suis actionnaire est dans une situation financière alarmante mais l’organe d’administration refuse toutefois de convoquer une assemblée générale en raison de la pandémie Covid-19. Est-ce juridiquement défendable ?
L’arrêté royal autorise le report de certaines assemblées générales mais exclut expressément celles qui doivent être convoquées en cas d’application de la procédure de sonnette d’alarme.
Dès lors, l’organe d’administration est tenu de convoquer l’assemblée générale si les conditions de la procédure de sonnette d’alarme sont réunies, à avoir :
- si l’actif net est négatif ou menace de le devenir ou si la société ne sera pas en mesure d’honorer ses dettes des douze prochains mois (SRL) ;
- si l’actif net est inférieur à la moitié du capital (SA).
Dans ce cas, l’organe d’administration peut toutefois faire usage des options offertes par l’arrêté royal en termes de vote à distance ou par procuration.
En tant qu’actionnaire, puis-je exercer mon droit d’investigation durant cette période de crise sanitaire ?
Rien ne s’oppose en principe à ce qu’un actionnaire exerce son droit d’investigation dans les circonstances actuelles, tant que cela se fait en respectant toutes les précautions et règles de distanciation sociale en vigueur.
Attention toutefois à ce que l’exercice de ce pouvoir ne constitue pas un abus de droit, par exemple s’il est exercé dans le seul but de faire pression sur un organe d’administration déjà surchargé par les conséquences de la crise actuelle sur la société.
Par ailleurs, les conditions habituelles (et notamment l’absence de commissaire nommé) restent applicables et doivent donc être réunies.
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